Teletrabajo - 17 Herramientas y Recursos IMPRESCINDIBLES para Trabajar desde Casa

Al contrario de lo que suele pensar mucha gente, nosotros siempre hemos sido de la opinión de que el teletrabajo es muchísimo más eficiente y rentable, tanto para el trabajador como para la empresa.

Evidentemente estamos hablando de trabajos que se pueden hacer desde un ordenador (que son muchísimos…).

En Socialancer todo el equipo trabajamos en remoto (principalmente desde casa, pero también desde cafeterías, bibliotecas, aeropuertos, hoteles, espacios de coworking y un largo etcétera). Y lo llevamos haciendo desde 2009.

En este post te voy a explicar 2 cosas:

1. Cómo trabajar desde casa de una forma eficiente, sin distracciones ni paseos a la nevera o al sofá (y compartiré contigo las herramientas que utilizamos en Socialancer y que sin duda te van a servir).
2. Por qué esta situación del coronavirus es una OPORTUNIDAD para muchas empresas y empleados; mucho más grande de lo que puede parecer (esto te lo cuento al final).

Bueno, y si tienes niños también te explicaré un método para poder beneficiaros todos del trabajo desde casa sin molestaros unos a otros.

Este es un post largo, pero te aseguro que le vas a poder sacar mucho rendimiento si no sabes cómo organizarte ni cómo conseguir mejores resultados en la situación en la que estamos ahora.

Y te lo explico como responsable de que se ejecuten todas las tareas necesarias en Socialancer para que la empresa siga creciendo.

Empecemos.

#1. Cómo gestionar a un equipo (y motivarlo)

Si nunca has hecho teletrabajo con tu equipo te vendrá muy bien marcar unas pautas al principio, crear un proceso de trabajo.

Esta podría ser una manera:

#1. Objetivos semanales

Haz una primera reunión en la que plantees los objetivos de la semana para toda la empresa.

Puedes utilizar (1) Zoom o incluso (2) Whereby, que funciona directamente en el navegador y puedes crearte tu propia sala privada. O (3) Google Meet si estáis en GSuite.

#2. Reúnete con tu equipo

Reúnete después con cada miembro de tu equipo (o con cada responsable de departamento) y establece esos objetivos de forma particular.

Nosotros toda la parte de project management (o gestión de proyectos) la hacemos con (4) Trello. Cada departamento tiene asignado un tablero y la persona responsable del departamento es la encargada de mantenerlo al día y reportar a los demás miembros o a los supervisores.

A su vez los responsables de departamento se reúnen con el resto del equipo y transmiten los objetivos de la semana siguiendo el mismo procedimiento.

#3. Mantén una comunicación constante con el equipo

De nuevo, para mantener una comunicación constante con el equipo y con los responsables de departamento, en Socialancer trabajamos con (5) Slack. Tenemos distintos canales según las áreas y departamentos de trabajo interno. En cada canal están únicamente las personas encargadas de esa sección.

Ahí creamos documentos de trabajo, y toda la documentación la ubicamos en carpetas bien clasificadas -también por departamento y responsable- en (6) Google Drive. De esta forma cada disponemos de toda la información adecuada.

#4. Crea comunidad (interna)

Este aspecto es súper importante, sobre todo cuando cada uno trabaja desde su casa -y, como es nuestro caso, en distintos husos horarios.

Lo hacemos de dos maneras:

• Mediante un grupo en Slack que llamamos #equiposocialancer y que nos permite, si nos apetece y con total libertad, compartir cuestiones más personales. Eso crea mucha cercanía entre unos y otros, y es como “la cafetería” a la que acudes con los compañeros cuando trabajas en la oficina.
• Manteniendo videoconferencias periódicas en las que no solo hablamos sobre la visión común que tenemos (recuerda, es el equipo el que crea la empresa, no al revés) sino sobre ideas que tengamos, algo que nos permite conocernos mejor en el aspecto personal. De nuevo, otra forma de visitar la cafetería desde casa. 😉

Una cosa es muy importante: si alguien no quiere participar en el grupo o en las videoconferencias, no lo fuerces. Cada uno tiene su carácter y su situación personal. Nadie debe sentirse forzado por participar en algo que a lo mejor no quiere, y eso debe ser un principio en este tipo de comunicación. Todo el mundo debe sentirse cómodo.

Es importante liderar a los equipos online a partir de una visión común y hacer que todo el mundo se sienta a gusto con el trabajo que hace y el lugar que ocupa en la empresa.

Créeme, aunque trabajes desde casa, al mantener la comunicación de forma constante entre todos da la sensación de que estés en una oficina, con la ventaja de que no tienes que perder tiempo en desplazamientos ni en reuniones innecesarias que te cortan el ritmo de trabajo.

#5. Envía instrucciones (en vídeo) más deprisa

A veces un vídeo es mejor que mil palabras. Nosotros utilizamos (7) Loom, una aplicación que te permite grabar vídeos desde Chrome y organizarlos por carpetas:

Al tenerlo todo bien clasificado, cada departamento sabe lo que tiene que hacer y cuáles son los protocolos que hay que seguir. De esta forma, a medida que crece el equipo, tienes toda la información en un mismo lugar y puede pasar de unos a otros.

O incluso si debes explicar algo mostrando pantalla en un momento, con Loom es rápido y fácil. Te descargas la extensión de Chrome y empiezas a grabar.

Appsumo ahora mismo está promocionando una aplicación, (8) Clapboard, que, por un único pago, te ofrece lo mismo que Loom pero con límites más amplios que la versión gratuita de Loom.

#6. Controlad el tiempo para que seáis todos más productivos

En Socialancer utilizamos una aplicación muy útil que se llama (9) Screenshotmonitor para todo el equipo.

Si te fijas, es la primera aplicación de pago que te he mencionado hasta ahora (en las otras con la versión gratuita puede llegar a ser suficiente para muchas empresas).

Screenshotmonitor es una aplicación que cada miembro de tu equipo se instala en su ordenador y que os permite controlar el tiempo de trabajo a la vez que podéis ver hasta 30 pantallazos por hora (según la versión) de lo que hace cada uno.

No es una medida de “control” tipo “jefe carca que no te deja levantar de la silla”, sino una herramienta de productividad para todos:

1. Si un miembro de tu equipo trabaja 8 horas se centrará exclusivamente en esas 8 horas y no perderá tiempo en tonterías (además de que puede hacer el trabajo en el tiempo que acordéis). Y si trabaja más o menos tiempo, también se contabilizará. Es la forma de trabajo más justa, eficiente y equitativa que hemos encontrado para este tipo de situaciones.
2. Como administrador podrás ver en lo que está trabajando y corregir cualquier aspecto necesario. La idea no es estar mirando todo el rato lo que hace cada miembro del equipo (eso sería una pérdida de tiempo), sino hacer seguimiento de la misma manera que lo harías con alguien que trabajase a tu lado, pues te permite orientar el trabajo que se está haciendo.

Cada usuario tiene control sobre su privacidad, por lo que si no quiere que veas algo que está consultando, sencillamente pausará la aplicación o borrará el pantallazo.

#7. En remoto se reorganiza la jerarquía

Aunque parece obvio, en la oficina muchas veces las relaciones jerárquicas son demasiado evidentes (el despacho del jefe es más grande, las reuniones que se hacen ahí parecen más “importantes”, los empleados están en cubículos, etc.), y sin querer se crea una sensación de dependencia por proximidad, como solemos llamarlo nosotros.

Es decir, al “vivir” constantemente en un entorno de este tipo, mucha gente percibe que no se da el mismo trato a unos y a otros, y se crean ambientes enrarecidos que perjudican enormemente la productividad y la motivación.

Al trabajar cada uno desde casa, si bien hay un responsable principal y responsables de cada departamento, esa sensación se diluye y cada uno se centra más en lo que sabe y puede hacer.

Lo que vine muy bien en este caso es trabajar por objetivos. ¿Qué objetivo tiene mi departamento en este momento?

En mi caso, parte de mi papel en la organización consiste en delegar, transmitir y ejecutar la visión de Socialancer entre todos aquellos con los que trabajamos. Es muy importante que vayamos todos a una.

Tú tienes que encontrar eso mismo en tu área de actividad. Debes buscar la proactividad. A mí no me importa que la gente se equivoque siempre y cuando proponga.

Prueba esta forma de estructurar a las personas y te darás cuenta de que la motivación en tu equipo aumenta y el rendimiento también.

#2. Establece una rutina por la mañana (es LO MÁS IMPORTANTE)

Puesto que estás en casa -y con el Coronavirus no vas a poder salir…-, es importante que cumplas una rutina física y de trabajo. Y es preferible que lo hagas por la mañana.

Hace bastantes años me llegó este vídeo de Robin Sharma, que me descubrió algo que me ha ayudado a ser mucho más productivo y consciente de lo que hago.

Se trata de la Regla 20/20/20 dentro del Club de las 5:00 h de la mañana.

Cada mañana, cuando te levantes (a las 5.00 h), dedica 20 minutos a hacer ejercicio, 20 minutos a revisar tu plan y tu agenda diaria, y 20 minutos a aprender (leer, escuchar podcast o cursos).

Con el tiempo es posible que ajustes esa rutina, pero te aseguro que son 3 puntos esenciales si quieres empezar el día con mucha más energía.

Y, lo que es mejor, te dan un motivo para levantarte por la mañana con ganas (te aseguro que hace tiempo que los lunes me gustan más que los viernes. Y no, no es un farol…). 😉

Por ejemplo, esta es mi rutina:

1. Me levanto a las 5.00 h de la mañana (es lo mejor: no hay nadie despierto y tengo la sensación de que el día se ha creado solo para mí, lo que me da, como dice Robin Sharma, una ventaja psicológica frente a los demás).
2. Hago meditación, leo libros o veo vídeos que me ayuden a meditar y ganar conciencia en lo que soy y en lo que hago.
3. Leo algún libro que me inspire (generalmente biografías de autores o cuestiones relacionadas con cómo hacer crecer los negocios, pero también relacionadas con filosofía).
4. Hago Karate (empecé karate a los 40 años y ahora tengo 43. Es una de las mejores decisiones que he tomado en muchos años, pues las artes marciales te ayudan a crecer física y espiritualmente, además de que lo puedes hacer desde casa sin necesidad de mucho espacio físico).
5. Cuando ya he hecho lo más importante del día, se levanta la familia y empezamos la rutina conjunta.

A veces no puedo levantarme a las 5.00 h porque no he podido acostarme pronto; en esas ocasiones cambio los horarios, y a lo mejor leo más tarde o entreno a media mañana -lo que me sirve de pausa del trabajo que estoy haciendo.

Recuerda esto -y más estando en casa todo el día:

• Mens sana in corpore sano.
• La meditación te ayuda a crecer, a aclarar tus propias ideas y dejar de lado tonterías mentales (que todos las padecemos).
• La lectura te ayuda a enriquecerte y entender mejor tu entorno

#3. Organiza tu tiempo de forma eficiente

Una de las técnicas que mejor funcionan es la de crearte una (10) Agenda de Bloques Temáticos Flexibles.

Básicamente lo que haces es que:

• Te organizas en base a prioridades
• Trabajas por áreas temáticas
• Organizas los imprevistos

Y no necesitas herramientas complicadas. Puedes hacerlo fácilmente con el (11) Calendario de Google.

Léete el post de nuestro amigo Jonathan Secanella para organizar tu agenda porque te vendrá muy bien.

#4. Cómo gestionar y comunicarte con clientes

Hay muchas formas de gestionar a los clientes con eficiencia sin verse cara a cara (y no solo porque todo el mundo esté en casa y temeroso del coronavirus…).

#1. Atención al cliente

Para la atención al cliente hay una herramienta que justamente incluye, en su versión gratuita, un CRM muy potente: (12) Hubspot.

Lo bueno de Hubspot es que no solo integra la gestión por email, sino también la gestión por Messenger de Facebook (que a su vez es otra herramienta de comunicación interesante).

Para la gestión del chat en directo (que integramos con Hubspot a través de Gmail), nosotros utilizamos (13) Oct8ne, una herramienta de chat española especialmente útil para eCommerce por su covisor para compartir productos.

#2. Reuniones con clientes

Puedes emplear las mismas herramientas que te comentaba anteriormente para realizar videoconferencias con clientes.

E incluso calendarizarlas con (14) Calendly o (15) Bookafy -que es la que utilizamos nosotros:

#5. Recomendaciones para trabajar con tus hijos en casa

Evidentemente dependerá de la edad de tus hijos. Si son muy pequeños es posible que reclamen en exceso tu atención, por lo que lo más recomendable -si puedes- es compaginar horas de trabajo con tu pareja o alguien que pueda ayudarte en casa.

Pero cuando van al colegio y ya tienen una cierta edad, de la misma forma que es importante que tú establezcas una rutina para ti, deberías establecer otra rutina para tus hijos. No deberían estar todo el día viendo Netflix o YouTube porque a ti te resulte más cómodo…

Debes tener en cuenta que a lo mejor no pueden seguir el mismo ritmo de trabajo que tú tienes, pero sí les puedes enseñar a crear Bloques Temáticos Flexibles.

Y, puesto que es posible que su capacidad de concentración sea menor que la tuya, una técnica que les puede venir muy bien es la Técnica del Pomodoro.

A mí personalmente no me gusta porque me corta el ritmo de trabajo y prefiero trabajar en bloques de dos o tres horas sin levantarme de la silla (a veces más), pero nuestra Responsable de Redacción, Laura Santos (a quien agradezco algunas de las ideas de este artículo), la utiliza a diario.

Fragmentas tu tiempo de trabajo en 25 minutos con pausas breves después de ese tiempo y es posible que aumente tu productividad.

Como herramientas puedes probar (16) Focus Booster o sencillamente (17) Be Focused en tu móvil o tableta, o cualquier otra que haga la función.

Puesto que ahora con el Coronavirus vais a tener que estar todos encerrados en casa todo el tiempo, te recomiendo que empecéis pronto por la mañana (tú probablemente antes) y dediquéis un rato por la tarde a juegos de mesa en familia o incluso a ver una película.

No por estar en casa y que parezca que siempre es sábado debéis dejar de mantener un horario.

Conclusión. Aprovecha la OPORTUNIDAD de Trabajar desde Casa

En la vida nunca sabes dónde están las oportunidades. Y si el Coronavirus aparece como algo malo por su índice de letalidad tan elevado, también puede tener un impacto positivo en la forma como trabajamos y nos relacionamos con los demás.

De hecho, cuando mucha gente se dé cuenta de que trabajar desde casa es mucho más productivo, estoy convencido de que va a haber muchos cambios en el entorno laboral.

Si tienes un plan de trabajo organizado y utilizas las herramientas adecuadas, te aseguro que notarás un cambio impresionante en la eficiencia de tu empresa.

Y desde casa, con estos métodos que te he descrito aquí, es mucho más sencillo, pues la gente no se siente presionada, no se percibe la competitividad entre compañeros y por tanto cada uno se centra en lo suyo al mismo tiempo que comparte lo necesario (e incluso lo personal).

Para complementar lo que aquí te cuento, léete también este artículo de nuestra querida Vilma Núñez, con otras recomendaciones y herramientas para trabajar en remoto.

Y si el Coronavirus, este nuevo panorama y el confinamiento que supone para la mayoría de nosotros produce en ti algún tipo de incertidumbre o incluso miedo (fundado o infundado), te recomiendo que leas este post de nuestro estimado Emilio Calvo: No se trata de ser positivo, sino de ser INTELIGENTE. Es una muy buena lectura para relativizar la situación en la que vivimos y, de paso, entender que tenemos una OPORTUNIDAD para cambiar nuestros hábitos, nuestra forma de hacer las cosas y salir muy reforzados de esta situación.

Espero sinceramente que te ayude toda esta información.

¿En qué situación estás ahora? Cuéntame en los comentarios cuál es tu experiencia y, sobre todo, con qué problemas te encuentras, y te intentaremos echar una mano en todo lo que podamos.