10 tips para brindar un buen servicio al cliente - ChatGPT

¿Por qué es necesario hablar sobre 10 tips para brindar un buen servicio al cliente? En Socialancer estamos convencidos que la atención al cliente es un aspecto fundamental para el éxito de cualquier empresa. De hecho, nosotros dedicamos bastante tiempo y recursos a esa labor.

Sin embargo, en los últimos meses hemos encontrado un aliado para mejorar la interacción con los clientes: ChatGPT. 

Gracias a la capacidad para comprender y generar respuestas coherentes, esta Inteligencia Artificial facilita ofrecer una buena atención al cliente. Lo más valioso es que puedes entrenar a ChatGPT con la información de tu empresa para que la use como base en la generación de respuestas.

Sigue leyendo para conocer nuestros 10 tips para brindar un buen servicio al cliente usando la Inteligencia Artificial Generativa.

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10 tips para brindar un buen servicio al cliente

Antes de entrar en la materia sobre cómo ChatGPT hace más eficiente la atención al cliente, queremos compartirte 10 tips para brindar un buen servicio al cliente, recuerda que están basados en nuestra experiencia:

#1. Establece canales de comunicación adecuados y rápidos.

#2. Realiza un Bot de WhatsApp para desagotar dudas comunes.

#3. Enamora a tus agentes de atención al cliente.

#4. Realiza una base de conocimiento. 

#5. Informa a través del chat bot para WhatsApp cuál es tu horario de atención y un tiempo estimado de respuesta.

#6. Informa claramente las condiciones de venta, garantías, reembolsos, etc.

#7. Indica a tus agentes que se presenten al comenzar la charla.

#8. Enfócate en resolver problemas, no en generarlos.

#9. Diseña un manual de atención al cliente.

#10. Usa tecnología como ChatGPT para mejorar tus tiempos de respuesta.

Veamos a detalle cada uno de los 10 tips para brindar un buen servicio al cliente

 

#1. Establece canales de comunicación 

El primero de los 10 tips para brindar un buen servicio al cliente es la base de una buena atención: el cliente debe poder comunicarse contigo de forma fácil.

Te recomendamos una estrategia omnicanal con mínimo tres servicios:

• WhatsApp
• Correo electrónico
• Messenger

Además, debes informar a tus clientes en un lugar visible dónde te pueden contactar.

Entendemos que gestionar tres canales de comunicación puede ser complicado, por eso te recomendamos el uso de un CRM que te permita centralizar todos los mensajes en un mismo panel; nosotros utilizamos HubSpot. Es muy útil porque sin importar el medio por el que nos contacten, todas las conversaciones entran por ahí.

Se pueden asignar agentes para que respondan determinadas consultas, clasificar a los contactos y cerrar los tiques a los que ya se les dio respuesta.

 

#2. Bot de WhatsApp con ChatGPT

Lo que es cierto es que muchos de tus clientes te buscarán con las mismas dudas: el horario de tu tienda, disponibilidad de stock, incluso te preguntarán el precio aunque esté claro y visible.

Es por eso que entre los 10 tips para brindar un buen servicio al cliente, te recomendamos configurar un chatbot para WhatsApp y/o Messenger.

Esto te permitirá desagotar dudas comunes y dejar a tus agentes libres para atender los casos que realmente requieran la intervención de un humano. Sin embargo, el panorama se vuelve más interesante con la aparición de ChatGPT.

Hay soluciones como Wasapi que permiten integrar la Inteligencia Artificial a tu Bot de WhatsApp. Esta herramienta diseñó un sistema para que puedas entrenar a la IA con la información de tu empresa, de esta manera ofrecerá respuestas reales y orientada.

 

#3. Enamora a tus agentes

En el apartado anterior de los 10 tips para brindar un buen servicio al cliente te hablamos sobre el entrenamiento de la inteligencia artificial, pero una buena atención al cliente involucra también a los humanos.

Es necesario, pues, que capacites a tus agentes y que les impregnes los valores de la empresa. Recuerda que son ellos la voz y la cara de tu marca, es necesario que les despiertes una fuerte filiación para que representen de la mejor manera tu vocación de servicio.

 

#4. Realiza una base de conocimiento – 10 tips para brindar un buen servicio al cliente 

La base de conocimiento debe ser uno de los documentos rectores de tu servicio de atención al cliente. Se trata de una base de datos que agrupa los conceptos importantes sobre tu producto o servicio.

Se detallan características, dudas comunes, precios, políticas de cancelación y todos aquellos datos importantes.

Ese mismo documento puede servirte tanto para los agentes humanos como para entrenar a una inteligencia artificial.

Si no sabes cómo hacer una base de conocimiento, haz clic en el enlace porque ya realizamos un post en la materia.

 

#5. Informa a través del chat bot para WhatsApp cuál es tu horario de atención

Si los clientes y prospectos tienen de antemano la información sobre tu horario de atención y tiempos de respuesta, evitarás problemas. Este es uno de los 10 tips para brindar un buen servicio al cliente más importantes.

Es por eso que te recomendamos que en tu bot de atención al cliente dejes claro esos datos:

• El horario de atención.
• El tiempo máximo en el que darás una respuesta.

Ojo, lo que también te recomendamos es que respetes dichos horarios y NUNCA dejes un mensaje sin contestar. 

Te mostramos un ejemplo de la información que nosotros ofrecemos 👇

 

#6. Buena atención al cliente – Más información

La buena atención al cliente es la que se anticipa a los problemas. Si desde tu landing page dejas clara cierta información relevante, seguro tendrás menos quejas.

Algunos datos que deberías especificar son:

• Precio final con impuestos y costos de entrega si es que los hay.
• Garantías.
• Política de devolución.
• Tiempos de entrega.
• Manuales e instructivos.
• Información general sobre resolución de conflictos.

 

#7. Indica a tus agentes que se presenten 

Cuando tus clientes hablan con un agente, es importante que lo sepan. Es por eso que los agentes de Socialancer siempre comienzan la charla presentándose con su nombre.

Esto abre la puerta para una atención realmente personalizada. Sabemos que es uno de los 10 tips para brindar un buen servicio al cliente que puede parecer básico, pero a nosotros nos ha resultado de gran utilidad.

Con el solo hecho de decir su nombre, nuestros agentes involucran al cliente de otra manera en la interacción. Se establece de antemano que se trata de una comunicación cordial entre personas.

 

#8. 10 tips para brindar un buen servicio al cliente: resuelve problemas 

Este tip también podría parecerte básico, pero nos sorprende que muchos servicios de atención al cliente no lo tienen incorporado.

Debes sensibilizar a tus agentes en que su función justamente es la de resolver problemas. Para lo anterior es necesario ser siempre amables y no tomarse a personal las conversaciones con clientes agresivos.

Será de utilidad también que los capacites en técnicas de escucha activa. 

 

#9. Diseña un Manual de Atención al Cliente

Crear un manual de atención al cliente es fundamental para asegurar que todos los miembros de tu equipo estén alineados y brinden un servicio coherente y de calidad. En este post sobre 10 tips para brindar un buen servicio al cliente ahondamos en el por qué es importante dicho documento:

1. Consistencia: garantiza que todos los miembros del equipo sigan los mismos estándares y enfoques, lo que resulta en una experiencia consistente para los clientes.
2. Eficiencia: establece procesos y procedimientos claros para manejar diferentes situaciones y consultas, lo que se traduce en una mayor eficiencia operativa.
3. Capacitación: proporciona una referencia centralizada que abarca los conocimientos y las mejores prácticas necesarias para brindar un excelente servicio al cliente.
4. Estándares de calidad: define los valores fundamentales, la comunicación adecuada y el tono de voz a utilizar, asegurando que cada interacción con el cliente refleje la imagen y la identidad de tu marca.
5. Solución de problemas: puede incluir una sección dedicada a la resolución de problemas comunes. Esto permite al equipo de atención al cliente tener a mano soluciones probadas y eficientes para abordar las situaciones más frecuentes.

 

#10. Mejora tus tiempos de respuesta

ChatGPT puede mejorar significativamente los tiempos de respuesta en la atención al cliente gracias a su capacidad para generar respuestas rápidas y precisas. Ahondamos en los detalles:

1. Automatización de respuestas: agiliza considerablemente el proceso y libera tiempo para abordar consultas más complejas.
2. Respuestas inmediatas: reduce la frustración del cliente al recibir una respuesta oportuna.
3. Disponibilidad 24/7: garantiza una atención al cliente constante y eficiente.
4. Mejora en la escalabilidad: puede manejar un alto volumen de consultas de manera eficiente sin comprometer la calidad de las respuestas.
5. Aprendizaje continuo: con el tiempo, ChatGPT se vuelve aún más efectivo en la atención al cliente, mejorando constantemente los tiempos de respuesta y la calidad de las respuestas.

Como lo mencionamos en un apartado anterior, hay soluciones que permiten vincular ChatGPT a tu asistente virtual WhatsApp.

 

Pasos para atender a un cliente – 10 tips para brindar un buen servicio al cliente 

Además de abordar los 10 tips para brindar un buen servicio al cliente, consideramos necesario detallar cuáles son los pasos para atender a un cliente y cómo integrar ChatGPT a tu mesa de ayuda:

#1. Saludo y empatía:

• Saluda al cliente de manera amigable y muestra empatía desde el principio

#2. Escucha activa y comprensión:

• No interrumpas y demuestra interés genuino en lo que dicen.

#3. Proporciona información clara:

• Evita utilizar términos técnicos o jerga.
• Si es necesario envía videos o capturas de pantalla. Nosotros usamos Loom, una herramienta con versión gratis que te permite grabar tu pantalla y compartir el video vía URL. 

#4. Ofrece soluciones personalizadas:

• Evita ofrecer respuestas genéricas y brinda opciones que se ajusten a sus preferencias y requerimientos.

#5. Gestiona eficientemente los tiempos de espera:

• Si el cliente necesita esperar, infórmale cuánto tiempo aproximado tomará y ofrécele opciones alternativas, como esperar en línea o recibir una llamada de retorno. 
• Utiliza ChatGPT para proporcionar respuestas automáticas mientras el cliente espera.

#6. Agradece y solicita feedback:

• Al finalizar la interacción, agradece al cliente por su tiempo y por elegir tu empresa. Pide su feedback para conocer su opinión y mejorar continuamente tus servicios.

#7. Utiliza ChatGPT como asistencia:

• Integra ChatGPT en tu equipo de atención al cliente para obtener respuestas rápidas y precisas a consultas frecuentes.

Sin embargo, integrar tu base de conocimiento con ChatGPT implica proporcionar acceso a la información y el contenido relevante que tienes almacenado. Puedes crear una interfaz o API para que ChatGPT consulte tu base de conocimiento en tiempo real. Otra opción, es usar herramientas como Wasapi que facilitan dicha integración. 

 

Atención al cliente funciones

Además de los 10 tips para brindar un buen servicio al cliente queremos detallar las funciones en la atención al cliente:

1. Recepción y registro de consultas y solicitudes de los clientes.
2. Brindar información precisa sobre productos, servicios y políticas de la empresa.
3. Resolución efectiva de problemas y quejas de los clientes.
4. Proporcionar asistencia y orientación en el proceso de compra.
5. Realizar seguimiento de casos y garantizar la satisfacción del cliente.
6. Manejar transacciones y procesos de devolución o reembolso.
7. Ofrecer soporte técnico para productos o servicios específicos.
8. Escuchar activamente a los clientes y demostrar empatía.
9. Identificar oportunidades de venta cruzada o upselling.
10. Mantener registros precisos de las interacciones con los clientes.
11. Coordinar con otros departamentos para resolver problemas complejos.
12. Brindar un servicio al cliente amigable y profesional en todo momento.
13. Actualizar y mantener la base de conocimientos para mejorar la atención al cliente.
14. Seguir políticas de confidencialidad y protección de datos del cliente.
15. Recopilar y analizar comentarios y sugerencias de los clientes para mejorar los procesos.

Estas funciones son fundamentales para ofrecer un servicio al cliente de calidad y garantizar la satisfacción a lo largo de toda la interacción con la empresa.

 

Buen servicio al cliente ejemplo

Para fortalecer este artículo de 10 tips para brindar un buen servicio al cliente, queremos darte algunos ejemplos reales. En Socialancer probamos un montón de herramientas y también nos gusta corroborar su servicio de atención al cliente.

En primer lugar, queremos destacar el trabajo que hacen los desarrolladores de Interactr, una aplicación que permite hacer videos interactivos. Es apta para novatos y funciona con el sistema de soltar y arrastrar. 

Lo primero que queremos destacar de Interactr es que se anticipan a los problemas. Pues en su sitio web tienen un apartado que resuelve las dudas comunes.

 

Además de lo anterior, tienen un centro de ayuda en el que está disponible su base de conocimientos. De esta manera, es posible resolver problemas y dudas sin  necesidad de contactar a un agente.

 

Por último, habilitaron un bot de atención al cliente para aquellos que necesiten ponerse en contacto. Son rápidos para contestar y sus respuestas son muy eficientes. 

Queremos compartirte también el ejemplo de GrooveFunnels, un creador de landing pages todo en uno. Ellos precisamente integraron la Inteligencia Artificial a su chatbol de atención al cliente. Lo estuvimos probando y funciona bastante bien.

 

Conclusión: 10 tips para brindar un buen servicio al cliente

Aplicar estos 10 tips para brindar un buen servicio al cliente no es solo una necesidad, sino también una estrategia clave para el éxito de cualquier negocio. En un mercado altamente competitivo, la calidad de la atención al cliente puede marcar la diferencia entre retener a los clientes existentes y ganarse nuevos. 

Un cliente satisfecho no solo se convierte en un cliente leal, sino que también puede convertirse en un defensor de la marca, recomendándola a otros potenciales consumidores.

Recuerda que cada interacción con un cliente es una oportunidad para marcar la diferencia. Aprovecha el poder de la empatía, la escucha activa y la resolución efectiva de problemas. Utiliza las herramientas y tecnologías disponibles, como ChatGPT, para optimizar tus respuestas y mejorar los tiempos de atención.

Esperamos que este artículo te sea de utilidad, y cualquier duda te leemos en los comentarios.